Tại sao nên sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS?

WMS là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng – Warehouse Management System là một hệ thống máy tính – phần mềm. Hệ thống này có vai trò quản lý các hoạt động trong nhà kho từ thời điểm hàng hóa hay vật liệu được nhập kho cho tới khi chúng được chuyển đi.

Các hoạt động chính bao gồm:

• Nhập hàng
• Xuất hàng,
• Định vị hàng hóa
• Theo dõi hàng tồn kho,…

Hệ thống quản lý kho hàng WMS sử dụng hình thức thông tin liên lạc bằng sóng radio. Xác định được vị trí của hàng hóa theo thời gian thực nhằm tối ưu hóa không gian kho hàng. Mục đích của hệ thống WMS là giúp cho hàng hóa và vật liệu lưu thông qua nhà kho một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất.

Lợi ích khi sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS

1. Giảm chi phí vận hành

Một hệ thống quản lý kho hàng WMS được thiết kế giúp giảm chi phí hoạt động theo nhiều cách khác nhau, theo mô hình vận hành của doanh nghiệp. Loại hệ thống này xác định việc sử dụng hiệu quả nhất cả lao động và không gian. WMS  giúp bạn xác định nơi giữ các vật liệu, sản phẩm và thiết bị nhất định để tối ưu hóa lưu lượng kho của bạn.

Một số hệ thống tiên tiến có trình mô phỏng sàn kho, cho phép người dùng tạo các sơ đồ tầng tiềm năng trong hệ thống. Những mô phỏng này cho phép bạn đặt pallet, kệ và các thiết bị khác mà bạn cần để chứa trong kho của mình.

2. Tăng cường khả năng hiển thị hàng tồn kho

Khả năng hiển thị hàng tồn kho (Inventory visibility) là một trong những tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý kho. Phần mềm WMS cung cấp dữ liệu thời gian thực trên kho của bạn thông qua mã vạch, số sê-ri và gắn thẻ RFID. Tất cả các phương pháp này cho phép người dùng ghi lại từng mục khi nó vào kho, tất cả các chuyển động của nó trên sàn kho cũng như chuyển động của nó trong quá trình vận chuyển từ vị trí này sang vị trí khác.

Loại khả năng hiển thị này là cần thiết để tạo dự báo nhu cầu, cung cấp cái nhìn sâu sắc về sản phẩm nào phổ biến nhất với khách hàng trong thời gian cụ thể trong năm. Những dự báo này hỗ trợ lãnh đạo trong việc quyết định đầu tư vào sản phẩm nào và sản phẩm nào có thể mất vị trí trên thị trường. Khả năng truy nguyên nguồn gốc của hàng tồn kho của bạn là một trong nhiều lợi thế của WMS liên quan cũng cực kỳ hữu ích trong trường hợp thu hồi.

Số sê-ri được đặt trên sản phẩm cuối cùng cho phép người dùng theo dõi mặt hàng trở lại ID lô ban đầu để xác định xem sản phẩm có phải là một phần của lô bị lỗi hay không. Truy xuất nguồn gốc đảm bảo bạn chỉ phải thu hồi hàng hóa bị hư hỏng, thay vì bất kỳ và tất cả hàng hóa mà bạn nghi ngờ đã bị hư hỏng.

3. Quản lý Just-in-Time hàng tồn kho

Một lợi ích khác của hệ thống quản lý kho là Just-in-time (JIT) đề cập đến một thực tế trong quản lý hàng tồn kho. Mức tồn kho được giữ ở mức thấp và sản phẩm di chuyển nhanh chóng qua kho. Thay vì giữ hàng tồn kho trong thời gian dài, kho của bạn nhận được nó ngay lúc đó để hoàn thành đơn hàng. Mặc dù quá trình này có thể khá phức tạp, nhưng việc đạt được một hàng tồn kho cân bằng, đúng lúc là một cách dễ dàng với chương trình quản lý kho phù hợp.

Công cụ đầu tiên cần thiết để duy trì một hệ thống đúng lúc là dự báo nhu cầu chính xác. WMS cung cấp các dự báo được sử dụng để tạo ra mức tồn kho tối ưu để đáp ứng nhu cầu mà không đánh giá thấp hoặc vượt quá nó. Điều này làm giảm đáng kể cổ phiếu an toàn và chi phí mang theo liên quan. Nếu vật liệu của bạn được sử dụng trong sản xuất, việc lưu kho kịp thời cũng có thể giảm chất thải và phế liệu liên quan đến các mặt hàng dễ hỏng.

4. Tăng cường bảo mật

Hầu hết các chương trình quản lý kho yêu cầu nhân viên sử dụng tài khoản người dùng cá nhân khi tham gia giao dịch. Điều này tạo ra một lộ trình kiểm toán kết nối các nhân viên cụ thể với các giao dịch cụ thể, giúp cải thiện trách nhiệm và giảm nguy cơ mất cắp và các vấn đề khác. Nó cũng cho phép nhà tuyển dụng xác định các cơ hội đào tạo mới và các cách khác để cải thiện thực hành của nhân viên.

Ngoài ra, các cấp truy cập dựa trên người dùng ngăn chặn truy cập trái phép vào các báo cáo và phân tích nhất định. Điều này chỉ cho phép mỗi người dùng xem càng nhiều thông tin cần thiết cho công việc của họ. Bằng cách này, bạn không phải lo lắng nhiều về bí mật công ty và mất lợi thế cạnh tranh.

5. Tối ưu hóa quy trình xuất nhập trong kho hàng (inbound & outbound)

Người dùng có thể tối ưu hóa vị trí của hàng tồn kho và thiết bị, họ cũng có thể tối ưu hóa cách thức di chuyển xung quanh kho. Ngay khi bạn có kế hoạch nhận hàng tồn kho, các lợi ích của hệ thống quản lý kho cung cấp các công cụ lập kế hoạch trong nước như lên lịch và quản lý putaway. Những công cụ này cho phép bạn và nhà cung cấp của bạn xác định ngày và thời gian tốt nhất để nhận một lô hàng dựa trên lao động và thiết bị có sẵn.

WMS cũng giúp người dùng lập kế hoạch các tuyến đường của họ khi cần chọn và đóng gói cho các hoạt động bên ngoài. Phần mềm WMS cung cấp nhiều thuật toán để xác định tuyến đường tốt nhất để chọn vật liệu. Tùy thuộc vào kích thước và tính chất của sản phẩm của bạn, người dùng có thể chọn vùng, đợt hoặc chọn sóng để giảm lưu lượng kho và các khoản giữ khác. Các thuật toán này cũng đưa vị trí của nhân viên vào tài khoản, cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ gần nhất với họ trước tiên. Điều này cho phép nhân viên của bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng trong khi tăng năng suất của họ.

6. Quản lý lao động hiệu quả

Hệ thống quản lý kho hàng WMS cho phép bạn tự do xác định phương pháp chọn, đóng gói và bỏ đi nào hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn. Ngoài việc giúp tối ưu hóa vị trí hàng tồn kho và tạo tuyến đường, các giải pháp WMS có thể xác định nhân viên tốt nhất cho công việc. Xem xét các yếu tố như mức độ kỹ năng, sự gần gũi và các nhiệm vụ khác, WMS giúp người dùng phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm.

Ngoài việc tạo lịch trình và phân công công việc hàng ngày, phần mềm WMS có thể được sử dụng để có được sự hiểu biết rộng hơn về lực lượng lao động của bạn. Sử dụng dự báo lao động và KPI, người quản lý kho có thể thấy khi nào họ có thể cần nhiều hay ít nhân viên, xác định người thực hiện hàng đầu và tìm kiếm các lĩnh vực cải tiến. Với chi phí lao động chiếm tới 65% ngân sách kho trung bình , việc hiểu đầy đủ những tài nguyên đó đang được chi tiêu là vô cùng quan trọng.

7. Quản lý thanh toán

Hầu hết các giải pháp WMS hàng đầu đều có các công cụ quản lý thanh toán được tích hợp trong hệ thống hoặc tích hợp chặt chẽ với ứng dụng của bên thứ ba để cung cấp khả năng này. Chức năng này cho phép bạn sử dụng thanh toán dựa trên hoạt động, theo dõi tất cả các hoạt động trong kho liên quan đến một nhà cung cấp nhất định và tạo ra các khoản phí phù hợp.

8. Cải thiện mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp

Lợi ích của hệ thống quản lý kho mở rộng ra ngoài chính tổ chức. Với khả năng hiển thị hàng tồn kho cao như vậy và khả năng lên lịch nhận hàng, cả chuỗi cung và cầu đều được tối ưu hóa với việc sử dụng WMS. Một trong những lợi ích rõ ràng nhất cho các nhà cung cấp là giảm chờ đợi tại bến cảng và vịnh tải.

Cải thiện mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp

Quá trình hoàn thành đơn hàng được cải thiện tổng thể, giảm thời gian giao hàng và ít sự thiếu chính xác của đơn hàng. Thương hiệu của doanh nghiệp của bạn giữa các khách hàng và nhà cung cấp sẽ được cải thiện.