Kho hàng chiếm đến 40-50% tài sản của một doanh nghiệp. Vậy làm sao để quản lý kho hàng hiệu quả? Cùng chúng tôi tìm hiểu về giải pháp quản lý kho hiện đại nhất hiện nay nhé!

WMS là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng – Warehouse Management System là một hệ thống máy tính – phần mềm. Hệ thống này có vai trò quản lý các hoạt động trong nhà kho từ thời điểm hàng hóa hay vật liệu được nhập kho cho tới khi chúng được chuyển đi.

Các hoạt động chính bao gồm:

Nhập hàng
Xuất hàng,
Định vị hàng hóa
Theo dõi hàng tồn kho,…

Hệ thống quản lý kho hàng WMS sử dụng hình thức thông tin liên lạc bằng sóng radio. Xác định được vị trí của hàng hóa theo thời gian thực nhằm tối ưu hóa không gian kho hàng. Mục đích của hệ thống WMS là giúp cho hàng hóa và vật liệu lưu thông qua nhà kho một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất.

Tính năng của hệ thống quản lý kho hàng WMS

1. Nhận hàng

Tính năng đầu tiên mà doanh nghiệp quan tâm khi vận dụng hệ thống quản lý kho là cung cấp cho doanh nghiệp các chức năng liên quan đến việc nhận hàng như Thông báo vận chuyển trước (ASN) và giao dịch EDI, lên lịch hẹn của bến tàu và lên lịch nhận và đưa nhân viên đi.

Cụ thể:

Ghi lại yêu cầu bồi thường thiệt hại của nhà cung cấp;
Tạo mã vạch cho pallet và nhãn thùng carton;
Xác định các vị trí nhận hàng tiếp theo và số lượng khi được tiếp nhận vào hệ thống.
Xác định khả năng chế biến của sản phẩm trước khi vận chuyển đi;
Cross docking từ nhận đến đóng gói mà không qua quá trình đưa đi;
Báo cáo tình trạng biên lai đến cho nhân viên kho bãi và bán hàng để giải quyết.

2. Đảm bảo chất lượng (QA)

Đảm bảo chất lượng
Lưu trữ tiêu chí kiểm tra mẫu của nhà cung cấp và sản phẩm hay SKU;
Lưu trữ thông số kỹ thuật sản phẩm cho QA;
Hỗ trợ và cung cấp cho nhà cung cấp về các số liệu chính, giao hàng đúng hạn, lỗi trong giao hàng và nhận,…;
Báo tình trạng biên lai sự cố cho nhân viên kho bãi và bán hàng để giải quyết;

3. Thiết kế không gian kho

Khi bạn nắm được sự thay đổi và kiểm soát được hàng hóa, bạn sẽ có phương pháp thiết kế kho hàng phù hợp.

Chức năng thiết kế kho hàng cho phép nhà quản lý tùy chỉnh quy trình làm việc để đảm bảo hàng hóa trong kho được phân bổ theo vị trí và thứ tự một cách hợp lý nhằm giúp cho quy trình nhập-xuất hàng hóa được diễn ra thuận lợi. Phần mềm kho có khả năng tính toán và thiết lập ra các ngăn kệ (slotting bin) hợp lý để tối đa hóa không gian nhà kho cũng như sắp xếp hợp lý những loại hàng tồn kho biến đổi theo mùa vụ.

4. Theo dõi hàng tồn kho

Hầu hết các phần mềm quản lý kho hàng đều cung cấp tính năng theo dõi hàng tồn kho (inventory tracking) tiên tiến, chẳng hạn như tự động nhận diện và thu thập dữ liệu hàng hóa (AIDC), máy quét mã vạch, hoặc nhận diện bằng tần số vô tuyến (RFID) để đảm bảo hàng tồn kho được nhận diện một cách chính xác và dễ dàng xác định vị trí khi thời điểm xuất chuyển hàng hóa đến.

Hệ thống quản lý kho hàng WMS cung cấp cho công ty khả năng theo dõi vị trí và việc sử dụng hàng tồn kho trong suốt quá trình vận hành kho, tại nhiều địa điểm kho, trong nhiều trung tâm phân phối và cửa hàng. Các lợi ích cũng bao gồm kiểm soát kiting, sản xuất và WIP, cũng như theo dõi thành phần và hàng hóa thành phẩm.

Chức năng WMS sẽ cho phép bạn sử dụng tốt hơn không gian khối. Nó cũng duy trì một bản kiểm toán vững chắc của mọi vị trí thùng / vị trí kho và các mặt hàng đã được lưu trữ từ khi nhận thông qua vận chuyển bằng cách giao dịch bán hàng, trả lại, điều chỉnh, v.v., cũng như mặt trái hoặc theo sản phẩm, nơi có mục đã được định vị.

5. Nhập hàng và lưu kho

Khi hàng hóa được nhập vào kho, phần mềm quản lý kho tiến hành lưu kho theo quy tắc đã định sẵn để phục vụ cho công việc xuất hàng về sau được thuận tiện. Các phần mềm tiên tiến cung cấp tính năng nhận diện sản phẩm bằng giọng nói (picking-to-voice), hoặc ánh sáng (picking-to-light) để hỗ trợ các nhà kho quy mô lớn, phức tạp và tinh vi.

6. Bốc dỡ và bốc xếp

Phần mềm quản lý kho thường cung cấp cho nhà quản lý nhiều phương án bốc dỡ và bốc xếp (Pick-and-Pack) một cách linh hoạt như bốc dỡ theo khu vực (zone picking), theo đợt/lớp (wave picking) và theo lô/mẻ (batch picking) nhằm đa dạng và thuận tiện hơn cho người lao động. Ngoài ra, việc quy hoạch hàng hóa theo lô kết hợp với các lối đi xen kẽ sẽ giúp công nhân giảm quãng đường di chuyển xuống tối thiểu và nhanh chóng hoàn thành công việc.

7. Quản lý vận tải (TMS)

Khi nhà quản lý kho xác nhận đơn đặt hàng, phần mềm quản lý kho tự động xuất ra vận đơn (Bill of Lading) để gửi cho bên vận chuyển, in ra danh sách hàng hóa cần chuẩn bị cũng như hóa đơn tạm tính để bên đặt hàng xác nhận đơn đặt hàng. Một số hệ thống thậm chí cho phép in ra hướng dẫn sử dụng, lắp ráp nếu cần thiết… Khi các mặt hàng đã được đóng thùng, phần mềm kho có thể gửi thông báo giao hàng trước (ASN) cho các kho hàng khác trong hệ thống biết và dừng lại công tác chuẩn bị giao hàng.

8. Quản lý nhân lực

Module quản lý nhân lực cũng giúp các nhà quản lý giám sát và đánh hiệu suất làm việc của người lao động. Bảng chỉ số đo lường hiệu suất công việc (KPIs) giúp nhà quản lý giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá hiệu suất công việc của người lao động đang thực hiện ở trên hay dưới tiêu chuẩn.

9. Quản lý bến bãi

Quản lý bến bãi (yard & dock management) là tính năng phổ biến của phần mềm WHM, giúp nhà quản lý sắp xếp kho bãi, phân luồng xe vận tải đến và đi và dễ dàng tìm thấy những lô hàng chính xác cần vận chuyển. Một số phần mềm cung cấp cho nhà quản lý tính năng chuyển hàng thông suốt (cross-docking), nhờ đó, hàng hóa vừa được bốc dỡ xuống từ xe tải đến đồng thời được chất xếp ngay lên xe khác, qua đó giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí lưu hàng tồn kho và tối ưu hóa hiệu quả giao hàng.

10. Báo cáo kho

Tính năng báo cáo tiên tiến trong phần mềm có thể giúp các nhà quản lý phân tích hiệu suất tổng thể các hoạt động kho và tìm thấy khu vực kho cần phải cải thiện. Ví dụ, phần mềm có thể tự động phân tích chu kỳ vòng quay hàng hóa, qua đó nhận biết được tỷ suất quay vòng cao hay thấp để điều chỉnh về mức độ hợp lý.

Một hệ thống quản lý kho sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc loại bỏ các nhiệm vụ bằng cách xác định các vị trí thùng / khe, loại lưu trữ, dung tích khối, v.v., cũng như các đặc điểm cấu hình và khối lượng cần thiết.

11. Chọn hàng (Picking)

Chọn hàng là một trong những chi phí lao động chính trong hầu hết các kho. Một WMS thường sẽ mở rộng các tùy chọn chọn của bạn. Một số lựa chọn thay thế bao gồm hệ thống chọn giấy và không cần giấy, hướng dẫn RF, chọn để liệt kê, chọn vào hộp hoặc tote, chọn và vượt qua, chọn vùng, chọn lô và chọn sóng, chọn cụm, chọn vào giỏ hàng, chọn nhãn và xác nhận, chọn theo trường hợp , chọn pallet, số lượng lớn, băng chuyền, ASRS, robot, chọn hoàn hảo, chọn có hướng dẫn, chọn hàng bằng giọng nói, RFID, FIFO, LIFO, số lô và ngày,…

Các tùy chọn cũng bao gồm khả năng xem hàng đợi đơn hàng theo nhiều loại đơn đặt hàng và hồ sơ khác nhau; cấp độ nhà cung cấp dịch vụ, chi tiết đơn hàng so với đơn hàng nhiều dòng, đơn đặt hàng xử lý đặc biệt, để chọn một đơn hàng cụ thể.

12. Theo dõi lao động

Lao động chiếm 70% tổng chi phí thực hiện cho mỗi đơn hàng, khi xem xét tất cả các chi phí không bao gồm vận chuyển ra nước ngoài. Không có không gian để liệt kê nhiều chức năng lao động sẽ trở thành hỗ trợ máy tính và loại bỏ các thao tác thủ công. Hệ thống quản lý kho theo dõi tất cả các công việc được thực hiện, ai đã hoàn thành công việc và mất bao lâu.

Mức báo cáo này giúp nắm bắt, báo cáo và phân tích năng suất hàng giờ của bộ phận và cá nhân và hiệu suất theo tiêu chuẩn. Hệ thống bổ sung có thể được yêu cầu cho kế hoạch lao động và ngân sách và phân tích nâng cao hơn ngoài báo cáo thông thường.